KSeF, czyli krajowy system faktur elektronicznych, jest platformą do wystawiania i otrzymywania faktur online, umożliwiającą wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane można wystawić a także otrzymać za pomocą programów komputerowych podatników, które są połączone systemowo z Krajowym Systemu e-Faktur.
W związku z tym po sfinalizowaniu sprzedaży podatnik loguje się do systemu, aby wystawiona faktura online (jpk.info.pl/faktury/e-faktura-ustrukturyzowana-ksef) została zarejestrowana i otrzymała odpowiedni numer.
Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących , pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej.
Od 1 lipca 2024 r. krajowy system e-faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT. Osoby zwolnione podmiotowo i/lub przedmiotowo z VAT będą zobowiązani do uczestnictwa w systemie KSeF od 1 stycznia 2025 roku. Co ważne KSeF, co do zasady obejmie wszystkie transakcje B2B, poza KSeF pozostaną transakcje B2C.
Jak zalogować się do systemu KSeF?
Po wymaganym uwierzytelnieniu i autoryzacji możemy zalogować się do systemu KSeF i uzyskać dostęp do faktur on-line. Następnie każdy zalogowany użytkownik będzie mógł korzystać z KSeF w takim zakresie, w jakim ma uprawnienia tzn. może przeglądać, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Podatnik ma również prawo nadawać uprawnienia w swoim imieniu. System przewiduje zarówno uprawnienia dla danego podmiotu, jak i dla indywidualnej osoby fizycznej. To podatnik decyduje, do jakich czynności upoważniona będzie dana osoba lub podmiot, gdyż KSeF przewiduje różne rodzaje upoważnień, a także różne modele ich działania.
Akceptacja i zgoda na e-fakturę
Na chwilę obecną decyzja o stosowaniu faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca nie może narzucić swojej woli dotyczącej tego rozliczenia i nie może z niego korzystać automatycznie. Zgoda powinna być udzielona w formie, w której sprzedający może udowodnić, że została przekazana nabywcy. Wymaga się osobnego porozumienia między stronami i zgoda na przyjęcie nowej formy faktur ustrukturyzowanych. Nie jest jednak konieczne, aby sprzedawca każdorazowo uzyskiwał zgodę na tego typu fakturę. W przypadku powiązanych faktur wystarczająca jest uprzednia zgoda związana z transakcją.
Co jest potrzebne do prawidłowego wystawienia faktury online w KSeF?
Do prawidłowego wystawienia faktury w krajowym systemie faktur elektronicznych niezbędnych jest kilka elementów . Na niektóre z nich należy zwrócić szczególną uwagę podczas kontroli prawidłowości danych.
Data wystawienia faktury w KSeF
Dzień wystawienia e-faktury uznaje się dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast datą otrzymania faktury przypisywana jest data wygenerowania faktury w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury KSeF przez sprzedawcę jest równoznaczna z datą jej otrzymania przez kupującego.
Odliczenie podatku od towarów i usług możliwe jest w dniu powstania zobowiązania sprzedawcy, ale najwcześniej w dniu otrzymania faktury. Zatem za datę wystawienia faktury KSeF będzie odpowiadać okres odliczenia VAT z danej faktury, pod warunkiem, że obowiązek podatkowy podatnika nie powstał po tej dacie.
Numer faktury KSeF
Faktura ustrukturyzowana podczas wystawiania otrzymuje swój unikalny numer faktury KSeF w systemie Ministerstwa Finansów. Numer w systemie KSeF nie jest numerem faktury. Numer faktury ma charakter obowiązkowy, jest przypisany podatnikowi i stanowi element faktury.
Dane w KSeF
Wejście w życie KSeF nie pociąga za sobą żadnych nowych obowiązków w zakresie treści samej faktury. Dane faktury elektronicznej uzupełniane są o wymagania określone w ustawie dla przypadku udokumentowanego na fakturze. Ministerstwo Finansów wskazało 4 pola do wypełnienia: pola obligatoryjne, logiczne, fakultatywne, oraz opcjonalne. Na szczególną uwagę zasługują pola obowiązkowe, bez których plik XML nie zostanie rozpoznany jako faktura. Numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, data wystawienia numeru faktury. Pamiętaj też, że w KSeF nie ma możliwości dodawania załączników do faktury. Jeżeli do faktury wymagany jest załącznik, w treści faktury należy wkleić link do tej dokumentacji.
Czy będą kary za wystawienie faktury poza KSeF?
Obowiązek korzystania z krajowego systemu faktur elektronicznych musi wejść w życie 1 lipca 2024 roku. dla podatników prowadzących działalność w podatku VAT oraz dla podatników, którzy są zwolnieni podmiotowo i korzystają jedynie obiektywnie ze zwolnienia od 1 stycznia 2025 r. Jakie będą kary za fakturę wystawioną poza KSeF?
Kary w przypadku niezastosowania się do obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF przy fakturowaniu obowiązują od 1 stycznia 2025 roku. W zależności od założeń projektu maksymalna wysokość kary może wzrosnąć do 100% kwoty wskazanej na fakturze wystawionej poza KSeF, w przypadku faktury bez wskazanego podatku - kara finansowa wyniesie do 18,7% całkowitej kwoty należności widniejącej na fakturze wystawionej poza elektronicznym krajowym systemie e-faktur.
Komentarze