Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi? Definicja, istota, cechy, funkcje

Historia zarządzania zasobami ludzkimi jest równie długa, co historia pracy i organizacji. Zasoby ludzkie stanowią najważniejszy kapitał każdej organizacji, dlatego dla jej prawidłowego funkcjonowania niezbędna jest wiedza jak należycie nimi zarządzać.

Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi? Definicja, istota

Zarządzanie zasobami ludzkimi jest procesem i jednocześnie filozofią nabywania, rozwoju, wykorzystania oraz utrzymania kompetentnej ludzkiej siły roboczej z zamiarem realizacji celów danej organizacji w sposób najbardziej efektywny i skuteczny. Każda organizacja dąży do osiągnięcia trwałej przewagi konkurencyjnej, a odpowiednie zarządzanie kapitałem ludzkim pozwala na utrzymanie takiej przewagi.

Istota zarządzania zasobami ludzkimi

W każdej organizacji to właśnie procesy zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialne za budowę kapitału ludzkiego, a w następstwie za skuteczne nim zarządzanie. To właśnie ludzie są najbardziej istotni dla realizacji celów danej organizacji, której wydajność zależy od jakości pracowników.

Każda organizacja zatem by mieć pewność, że nie roztrwoni zdobytej przewagi konkurencyjnej, dla jej utrzymania powinna korzystać z odpowiednich kursów i szkoleń, co pozwoli na efektywne zarządzanie zespołami tworzącymi jej ludzki kapitał.

10 najważniejszych cech zarządzania zasobami ludzkimi

Skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi można realizować wg wielu koncepcji i na różne sposoby. Jednak wszystkie współczesne metody efektywnego zarządzania zespołem łączy 10 wspólnych im cech:

• jest to jednocześnie sztuka i nauka,
• jest wszechobecne,
• jest procesem ciągłym,
• pełni funkcję usługową,
• musi być zgodne z przepisami prawa,
• jest interdyscyplinarne i szybko się zmienia,
• skupia się na rezultatach,
• jest zorientowane na ludzi,
• jest filozofią relacji międzyludzkich,
• jest koncepcją zintegrowaną.

Sztuka i nauka
Efektywne zarządzanie zespołem jest w gruncie rzeczy bardzo złożone. Łączy w sobie zarówno sztukę zarządzania zasobami ludzkimi, wymagającą kreatywnego i innowacyjnego podejścia, jak i naukę, rozumianą jako precyzję i wymagającą rygorystycznego stosowania niezbędnych teorii naukowych.

Wszechobecność
Procesy zarządzania zasobami ludzkimi obejmują wszystkie poziomy oraz wszystkie kategorie osób, jak również samą kadrę zarządzającą i operacyjną. Żadne poziomy czy kategorie nie są pominięte, skuteczne i efektywne zarządzanie zespołami jest wymagane od wszystkich tych, którzy zajmują stanowiska kierownicze. Procesy HR są wszechobecne także z uwagi na fakt, że są niezbędne w każdym dziale każdej organizacji, bez względu na to, czy są one nastawione na zysk czy też działają na zasadzie non-profit.

Ciągłość
Zarządzanie kapitałem ludzkim jest procesem ciągłym, wymagającym realizacji szeregu zadań, począwszy od zaplanowania niezbędnych zasobów ludzkich, poprzez ich rekrutację i selekcję, aż po ich szkolenie oraz ocenę wydajności. Jest to niekończący się proces w każdej organizacji.

Funkcja usługowa
Procesy zarządzania zasobami ludzkimi z pewnością nie należą do tych, które odpowiadają za największe zyski w danej firmie. Jednak to właśnie one obsługują wszystkie pozostałe działy i departamenty w organizacji. Mimo, że bezpośrednia odpowiedzialność za podwładnych i ich działania spoczywa zawsze na bezpośrednich przełożonych, jednak to właśnie managerowie HR są odpowiedzialni za skuteczne zarządzanie zespołami i szkolenia z metod motywowania pracowników, które w ostatecznym rozrachunku przyczyniają się do sukcesu i rozwoju danej organizacji.

Zgodność z przepisami prawa
Procesy zarządzania zasobami ludzkimi muszą być realizowane w sposób, który absolutnie nie narusza obowiązujących przepisów. Należy mieć na uwadze nie tylko przestrzeganie przepisów z zakresu prawa pracy, ale również np. bezpieczeństwa i higieny pracy, czy też poszanowanie podstawowych praw człowieka.

Interdyscyplinarność i zmiana
Praktyki zarządzania zasobami ludzkimi obejmują niezmiernie szerokie spektrum zagadnień: dotyczą systemu płacowego, siły roboczej, zarządzania personelem, stosunków między podwładnymi i przełożonymi. W sposób prawdziwie interdyscyplinarny wykorzystują wiedzę z zakresu psychologii, socjologii, ekonomii czy też zarządzania. Podlegają również ciągłym zmianom, wynikającym z nieustannie zmieniających się warunków środowiska pracy.

Koncentracja na rezultatach
Zarządzanie zasobami ludzkimi jest zasadniczo skoncentrowane na wydajności, opiera się na rezultatach działań, a nie na ich zasadach. Skuteczne zarządzanie zespołem to zachęcanie go, aby dawał z siebie to co najlepsze, aby pracował na 100% swoich możliwości. Polityka HR jest zorientowana na czynne zaangażowanie ludzi.

Orientacja na ludzi
Procesy zarządzania zasobami ludzkimi dotyczą ludzi w środowisku pracy, rozumianych zarówno jako grupy czy zespoły, jak i jako jednostki. Pomagają one pracownikom w rozwinięciu pełni ich potencjału zawodowego. Obejmują funkcje czysto związane z ludźmi, takie jak ich zatrudnianie, szkolenie i rozwój, czy też ocenę ich wydajności w środowisku pracy.

Filozofia relacji międzyludzkich
Podstawowym założeniem procesów zarządzania zasobami ludzkimi rozumianych jako filozofii jest to, że pracownicy są istotami ludzkimi, a nie czynnikiem produkcji jak ziemia, praca czy kapitał. Skuteczny menager HR ma świadomość indywidualnych różnic między jednostkami, a jego efektywne zarządzanie zespołem opiera się na zrozumieniu dla odmiennych potrzeb ludzi, którymi zarządza.

Integralność
Zarządzanie zasobami ludzkimi w swym szerokim spektrum obejmuje uzupełniające się aspekty: kadr, świadczeń pieniężnych lub niematerialnych oraz stosunków przemysłowych. Jest ono również integralne w tym sensie, że dotyczy nie tylko procesu rekrutacji pracowników, ale również ich rozwoju, wykorzystania oraz ich utrzymania w organizacji.

Funkcje zarządzania zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi zasadniczo sprowadza się do zwiększania wydajności pracowników do jej najwyższego możliwego poziomu, odpowiednio do ich roli w danej organizacji. Jak zatem kierować pracownikami, aby zapewnić wykorzystanie ich potencjału na poziomie niezbędnym do realizacji celów danej organizacji w sposób jak najbardziej efektywny i skuteczny?

Jak kierować zespołem?

Sprawnie działający dział zasobów ludzkich poprzez zarządzanie najcenniejszymi zasobami firmy - jej pracownikami - jest w stanie zapewnić każdej organizacji odpowiednią strukturę oraz zdolność do zaspokajania potrzeb biznesowych rynku. Szkolenie dla menedżerów HR z zakresu zarządzania kapitałem ludzkim poprzez zapoznanie ich z 6 podstawowymi funkcjami każdego działu HR pozwoli na uzmysłowienie im jak należy kierować pracownikami, rozmawiać z nimi oraz ich motywować.

6 głównych funkcji procesu zarządzania zasobami ludzkimi

W skrócie, polityka HR zajmuje się zarządzaniem pracownikami danej organizacji począwszy od ich rekrutacji, aż po ich przejście na emeryturę. Wśród wielu zadań stawianych przed pracownikami działu HR, można wyodrębnić 6 głównych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi:

• rekrutacja i selekcja,
• adaptacja pracownika,
• zapewnienie bezpiecznych i ergonomicznych warunków środowiska pracy,
• zarządzanie relacjami pracowniczymi,
• szkolenie i rozwój,
• zarządzanie świadczeniami dla pracowników.

Rekrutacja i selekcja
Rekrutacja jest procesem przyciągania, sprawdzania oraz ostatecznie wybierania odpowiednio wykwalifikowanych kandydatów do objęcia konkretnego stanowiska pracy, w oparciu o obiektywne dla tego stanowiska kryteria. Głównym celem tego procesu jest przyciągnięcie najbardziej odpowiednich dla organizacji kandydatów oraz zachęcenie kandydatów nieodpowiednich do rezygnacji z ubiegania się o posadę.
Proces rekrutacji oraz selekcji jest kluczowy dla każdej organizacji ponieważ pozwala on na zmniejszenie kosztów błędów wynikających z zatrudnienia pracowników nieodpowiednich, niewykwalifikowanych, oraz kosztów wynikających ze zwolnienia już zatrudnionego nieodpowiedniego kandydata i zatrudnienia w jego miejsce nowego pracownika.

Adaptacja pracownika
Wiele organizacji popełnia błąd nie poświęcając w ogóle swej uwagi procesowi adaptacji nowego pracownika, który jest przecież kluczowy w dostosowaniu się nowego pracownika do nowego pracodawcy i nowego stanowiska pracy, obowiązków zawodowych.
Program adaptacji pracownika powinien rzetelnie informować go o długo- i krótkoterminowych celach danej organizacji oraz o sposobach, w jaki nowy pracownik może przyczynić się do ich osiągnięcia. Powinien on również zyskać wiedzę jakie dokładnie są jego obowiązki zawodowe, oczekiwania wobec niego, jaka jest jego rola w odniesieniu do innych stanowisk w organizacji.

Bezpieczeństwo i ergonomia
Bezpieczeństwo środowiska pracy jest niezmiernie istotne, każdy pracodawca jest prawnie zobligowany do zapewnienia swoim pracownikom bezpiecznych warunków pracy.
Jednym z zadań działów HR jest wsparcie dla przeprowadzanych w organizacji szkoleń z zakresu bezpiecznej pracy oraz instruktaży stanowiskowych. Z punktu widzenia pracowników równie ważne jest, aby ich stanowiska pracy były nie tylko bezpieczne, ale i wygodne, zapewniały komfortowe warunki pracy. Wsparcie w organizacji ergonomicznych stanowisk pracy jest kolejnym istotnym działaniem pracowników działu zarządzania zasobami ludzkimi.

Relacje pracownicze
Filarem każdej organizacji są jej pracownicy, a zarządzanie ich relacjami to szeroki konceptualnie proces i jednocześnie jedna z kluczowych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi. Poprzez budowę sieci dobrych relacji między pracownikami oraz między pracownikami a ich przełożonymi, pozwala na wpływanie na zachowania personelu, a tym samym na osiąganie dobrych wyników pracy.

Szkolenie i rozwój
Aby uzyskać odpowiednią wydajność, pracodawca powinien zagwarantować swoim pracownikom odpowiednie narzędzia, które często może zapewnić im poprzez system szkoleń zawodowych, podnoszących ich kwalifikacje. Poprzez edukowanie pracownika i zwiększanie jego umiejętności, organizacja podnosi jego wartość, co przekłada się na poprawę bieżących lub przyszłych wyników nie tylko samego pracownika, ale również i całej organizacji.

Świadczenia dla pracowników
Motywowanie pracowników poprzez zapewnienie im szeregu świadczeń o charakterze pieniężnym lub rzeczowym to doskonały sposób na ich utrzymanie w organizacji. W ramach procesu zarządzania zasobami ludzkimi należy opracować wspomniany system motywacji, oparty zarówno na składnikach finansowych, jak np. nagrodach czy premiach za wydajność, jak i na świadczeniach pozafinansowych, np. atrakcyjnym systemie grupowych ubezpieczeń zdrowotnych czy opieki medycznej.

Zarządzanie zespołem w małej organizacji

Nie tylko duże organizacje mogą pozwolić sobie na system zarządzania zasobami ludzkimi. Również mniejsze instytucje, nie posiadające w swoich strukturach działu HR, mogą osiągnąć ten sam poziom wydajności pracowniczej.