Trudna rozmowa z pracownikiem. Jak efektywnie rozmawiać z pracownikami?

Jak efektywnie rozmawiać z pracownikami?Właściciel firmy, menedżer, kierownik zespołu - te ważne funkcje w strukturze każdej firmy wiążą się z koniecznością przeprowadzania rozmów z pracownikami. Nie zawsze są to rozmowy przyjemne. Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem jest stresująca nie tylko dla upominanego pracownika, ale także dla jego przełożonego. Stąd też widzimy duże zainteresowanie firm szkoleniami z tego zakresu i poradnikami dotyczącymi ich przeprowadzania. Zamiast unikać trudnych rozmów, warto nauczyć się, jak je prowadzić, by nie były tak stresujące i prowadziły do obopólnego porozumienia.

Ustal fakty

Kiedy trzeba przeprowadzać trudne rozmowy z pracownikami? Przede wszystkim, kiedy nie stosują się oni do zasad obowiązujących w firmie, nie wypełniają poleceń lub robią to w sposób niewłaściwy, kiedy spóźniają się czy wychodzą wcześnie oraz nie przychodzą do pracy bez uprzedzenia. Rozmowa pracownika z szefem czy kierownikiem zespołu jest niezbędna także wtedy, kiedy pojawiają się konflikty wynikające z napiętej atmosfery w pracy. Czy Warto także szybko reagować w sytuacjach okazywania braku szacunku dla innych pracowników, czy prowokowania do konfliktów w zespole.

Nawet najbardziej opanowany człowiek może dać się ponieść się emocjom, własnym odczuciom czy bazować na domysłach albo pogłoskach. Tego typu emocje nie są dobrym fundamentem do trudnych rozmów z pracownikiem i budowania pozytywnej relacji. Dlatego warto ustalić fakty i przedstawić je pracownikowi. Nie należy stosować ocen i epitetów, ale wskazać konkretne naruszenia, których się dopuścił. Zamiast nazywać kogoś nieodpowiedzialnym albo leniwym, lepiej powiedzieć wprost: "Spóźniłeś się do pracy 3 razy w ciągu miesiąca" lub "Nie wysłałeś dokumentów, na które czekałem/am wczoraj". To konkretne zarzuty, które trudno podważyć. Nie oceniają pracownika w sposób krytyczny, ale wskazują zachowania, które nie są i nie będę tolerowane.

Jak efektywnie rozmawiać z pracownikami?

Pamiętaj, że przyczyny złej postawy pracownika mogą być różne.

Wyraź swoje uczucia i obawy

Często druga osoba nie zdaje sobie sprawy z emocji partnera. Dlatego pracownikowi, z którym przeprowadzana jest trudna rozmowa, dobrze jest o nich powiedzieć. Odczuwasz niepokój, ponieważ nie wiesz, czy możesz liczyć na swojego pracownika? Obawiasz się, że pracownik nie odda na czas projektu, który jest ogromnie ważny dla przyszłości Twojej firmy? Powiedz mu o tym. To buduje bliską relację, ale także uświadamia pracownikowi, jak wielki wpływ ma jego zachowanie na to, co czuje pracodawca i inni pracownicy. To może zmotywować go do korzystnych zmian.

Konsekwencje złych nawyków

Pracownik często nie czuje tak ogromnej odpowiedzialności za firmę, jak właściciel czy zarząd przedsiębiorstwa. Jego błędy wynikają z braku świadomości, że są one destrukcyjne i mogą zaważyć na powodzeniu całego projektu, a co za tym idzie, na zdobyciu kolejnego rynku, nowego klienta czy opiewającego na sporą sumę kontraktu. Niektóre negatywne zachowania jednego pracownika przekładają się na samopoczucie innych osób, bardziej odpowiedzialnych i traktujących swoją pracę z większą powagą.

Warto więc podczas dyscyplinującej rozmowy z pracownikiem, powiedzieć wprost o konsekwencjach jego zachowania. "Zwlekałeś z oddaniem projektu, dlatego nasz klient zrezygnował z niego. Straciliśmy kontrakt". "Nie przyszedłeś wczoraj na czas do pracy, dlatego spotkanie z klientem musiał przeprowadzić Twój kolega z zespołu, a to nie jest jego obowiązkiem. Nie był odpowiednio przygotowany do spotkania".

Określ oczekiwania

Czasami nie wystarczy powiedzieć "Przestań się spóźniać". Pracownikowi należy powiedzieć dokładnie, jakie są wobec niego oczekiwania. "Przychodź do pracy codziennie na 9.00. Nie spóźniaj się" albo "Jeśli wiesz, że nie zdążysz przygotować projektu na czas, uprzedź mnie dzień wcześniej". Nie używaj słów "oczekuję", "liczę", ani "spróbuj".

Warto też od razu uprzedzić o konsekwencjach niedostosowania się do tych reguł. "Jeśli nie przygotujesz projektu na czas, nie otrzymasz premii" - taka wizja może skutecznie zmotywować, a konstruktywna rozmowa ma szansę powodzenia.

Pamiętaj o empatii i zrozumieniu pracownika

Niezależnie od tego, jak i w czym zawinił pracownik, warto zastanowić się, dlaczego doszło do takiej sytuacji. Może zdarzyło się coś, o czym nie wiesz i co zmieni Twój punkt widzenia. Warto też od razu uprzedzić pracownika, że rozmowa będzie trudna, przyjąć ton poważny, ale nie agresywny. Możesz też spytać o komentarz do Twojej działalności. To przenosi rozmowę na wyższy poziom, pozwala wypowiedzieć się drugiej stronie. Zawsze oceniaj konkretne zachowanie, nie zaś pracownika ogółem. Na pewno ma on cechy, które są wartościowe dla firmy.

Zdobądź nowe umiejętności na szkoleniach dla menedżerów

Nie ma znaczenia, jak często przeprowadzasz trudne rozmowy z pracownikiem. Szkolenie biznesowe, które wyjaśni, jak zdyscyplinować pracownika i w jaki sposób przeprowadzać rozmowy dyscyplinujące, przyda się prędzej czy później. Przeczytanie poradnika jest pomocne, ale przećwiczenie tego w trakcie kursu wzmocni wiedzę o praktyczne umiejętności. Szkolenia menedżerskie przeznaczone są dla właścicieli firm, dyrektorów, liderów i kierowników zespołów, współpracujących z wieloma osobami. Pozwalają na rozwijanie umiejętności interpersonalnych, wspomagają rozwój osobisty i przygotowują też do przejęcia roli menedżera.

Komentarze