Jak rozmawiać z szefem, z przełożonym, z pracodawcą?

Pracujemy zawodowo w różnych miejscach, na różnych stanowiskach, wykonując różnorodne obowiązki, ale łączy nas jedno: bardzo często mamy nad sobą szefa, przełożonego, osobę, która sprawdza to, co robimy i rozlicza nas z tego.

Jak rozmawiać ze swoim szefem?

Z szefem rozmawiamy bardzo często, zwykle na tematy służbowe, dotyczące wykonywania codziennych obowiązków, brania urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Prowadzimy z nim także dyskusje o swojej karierze zawodowej, awansie, szef daje nam informacje zwrotne, odnośnie naszej pracy. Miewamy przyjemne ale i trudne rozmowy z osobą zarządzającą. Warto wiedzieć, jak je prowadzić, aby zachowywać jak najlepsze stosunki z szefem i zapewnić sobie przyjemną atmosferę w miejscu pracy.

Poniżej 7 porad, dotyczących prowadzenia rozmów ze swoim przełożonym.

1. Przygotuj się do rozmowy
Jeśli planujesz rozmowę z szefem, zwłaszcza dotyczącą ważnej dla firmy kwestii, jak np. zwolnienie spowodowane ciążą, awans, podwyżkę - odpowiednio się do niej przygotuj. Zaplanuj, jakie tematy chcesz poruszyć z szefem, wymyśl argumenty i możliwe scenariusze Waszej dyskusji. Nie zakładaj od razu negatywnego zakończenia rozmowy, nastaw się pozytywnie, co na pewno przyczyni się do osiągnięcia zamierzonych przez Ciebie celów.

2. Znajdź odpowiedni czas i miejsce: nie spoufalaj się
Jeśli przygotujesz się już odpowiednio i nastawisz psychicznie do przeprowadzenia rozmowy z przełożonym, wybierz na nią odpowiedni czas i miejsce. Zdecyduj się rozmawiać z szefem/szefową, gdy zwierzchnik jest w dobrym nastroju, nie jest zajęty, np. nie wychodzi zaraz na spotkanie. Nie rozmawiaj z nim poza miejscem pracy na tematy służbowe, np. podczas przypadkowego spotkania w środku komunikacji miejskiej czy teatrze, gdy oboje wybraliście się na taką samą sztukę. Zrezygnuj z ważnych rozmów na służbowych imprezach czy wyjazdach integracyjnych, nawet, jeśli szef jest wyluzowany i w dobrym humorze. Nie spoufalaj się i nie poruszaj wtedy ważnych, służbowych kwestii, to nie czas ani miejsce na takie rozmowy.

3. Zachowaj szacunek do przełożonego
Pamiętaj, że nawet jeśli nie lubisz swojego szefa lub jesteś na niego zła/zły, w trakcie rozmowy okazuj mu należyty szacunek. Zwracaj się do niego tak, jak jest to przyjęte w Waszym miejscu pracy: panie dyrektorze, kierowniku, prezesie, po nazwisku lub nawet - jeśli to u Was akceptowane - żartobliwym "szefie". Fakt, że jest Twoim przełożonym jest równoznaczny z tym, że Twoja praca podlega jego ocenie, a on jest za Ciebie odpowiedzialny. Szanuj go, a on będzie szanował Ciebie. Zamiast powiedzieć: "Wie Pan, że pracuje tu już ponad 5 lat i ani razu nie dostałam podwyżki!" powiedz: "Panie dyrektorze, chciałabym zwrócić uwagę na fakt, że pracuję w naszej formie już ponad 5 lat, chciałbym się dalej rozwijać, czy możemy porozmawiać o moich pomysłach na jej rozwój, co mogłoby wiązać się z nowymi obowiązkami i jednocześnie wyższym wynagrodzeniem?".

4. Pokaż, że zależy Ci na pracy i firmie, wykazuj zaangażowanie
W trakcie rozmowy z szefem zachowuj szacunek do niego, siebie ale i do miejsca, w jakim oboje pracujecie. Jeśli jesteś kobietą, spodziewasz się dziecka i planujesz zakomunikować to szefostwu, zaplanuj swoją dalszą karierę w firmie. Poinformuj szefa, że zamierzasz za miesiąc lub dwa udać się na zwolnienie lekarskie i pozostać na nim do końca ciąży, następnie po urlopie macierzyńskim wrócić do pracy. Powiedz mu, że na czas swojej nieobecności projekt przejmie koleżanka. Pokaż, że - mimo planowanej dłuższej nieobecności - nadal myślisz o firmie i wiążesz z nią plany. Dasz mu w ten sposób do zrozumienia, że jesteś osobą odpowiedzialną i godną zaufania.

5. Pokaż, że jesteś osobą kompetentną i pewną siebie
W trakcie rozmowy nadal jesteś pracownikiem, czyli zdolnym i pewnym siebie specjalistą w swojej dziedzinie. Nie zapominaj o tym i staraj się wypadać w oczach szefa jako osoba kompetentna i wiedząca, czego chce. Twoja pewność siebie sprawi, że pracodawca będzie o wiele bardziej skłonny do ustępstw, a to istotne zwłaszcza w przypadku rozmowy o urlopie czy podwyżce.

6. Mów konkretnie i jasno, logicznie argumentuj
W trakcie rozmowy z szefem pamiętaj o konkretach, zwykle w sprawach służbowych nie ma czasu na przysłowiowe lanie wody. Owijanie w bawełnę i domysły też nie są na miejscu w trakcie rozmowy z pracodawcą. Nawet jeśli treść Twojej rozmowy jest trudna, np. kolejne zwolnienie lekarskie z powodu choroby dziecka, bądź z szefem szczera/y, na pewno to doceni.

7. Nie daj się ponieść emocjom
W trakcie rozmowy z szefem mogą pojawić się różne emocje: lęk, niepewność, żal, bezradność. Pamiętaj, aby nie ulegać tym negatywnym stanom emocjonalnym i robić wszystko, aby pozostać w oczach przełożonego osobą spokojną zrównoważoną i pewną siebie. jeśli czujesz, że ogarniają Cię negatywne emocje - odpuść, poproś o dokończenie rozmowy w innym czasie, np. "Panie Dyrektorze, przepraszam, ale zdenerwowałam się naszą rozmową. Czy mogę na chwilę wyjść, uspokoić się, abyśmy mogli kontynuować?". Szef na pewno doceni Twoją szczerość i dbałość o dobre relacje.

Trudny w rozmowie szef - jak sobie z nim poradzić?

Niestety, nie zawsze możemy pochwalić się wymagającym, ale wyrozumiałym przełożonym. Wielu z nas pracuje pod władzą osoby surowej, trudnej we współżyciu, a nawet posiada szefa lub szefową, którzy posuwają się do agresji słownej czy szantażu. Mamy też szefów choleryków, osoby impulsywne, zorientowane na cel. Jak rozmawiać z taką osobą, aby móc nadal cieszyć się swoją pracą i jednocześnie zachowywać poprawne relacje z przełożonym? Poniżej kilka porad dla posiadaczy surowych zwierzchników, z którymi trudno prowadzić spokojne, rzeczowe rozmowy.

Idź do szefa z konkretami i oczekuj konkretów
Trudny szef wymaga odpowiedniego traktowania. Jeśli czeka Cię rozmowa z nim, przygotuj się do niej wyjątkowo starannie. Opracuj plan działania i zaznacz, jakie cele chcesz uzyskać. Idź do niego z konkretami ale i konkretów oczekuj od szefa. Jeśli planujesz z surowym szefem rozmawiać o podwyżce, nie idź do niego z pytaniem czy i kiedy dostaniesz awans. Zapytaj, czy otrzymasz go w przyszłym roku i czy Twoja pensja może być wyższa o określoną kwotę. Taka rozmowa będzie krótsza ale i bardziej treściwa. Wyjdź do niego z konkretną propozycją i argumentami. Zwykle z surowym szefem o wiele trudniej się negocjuje.

Nie daj się zastraszyć - władza nie obliguje do agresji słownej!
Surowy i trudny w rozmowie szef może stosować wiele technik, mających na celu zastraszyć Cię i skłonić do posłuszeństwa. Pamiętaj, Twojego przełożonego też obowiązuje zasada wzajemnego szacunku i nikt, nawet Twój szef, nie ma prawa Cię zastraszać, poniżać, obrażać ani stosować innych form agresji słownej. Nie pozwól się tak traktować, jasno i wyraźnie zaznacz swój sprzeciw: "Przykro mi, ale nie będę z Panem w ten sposób rozmawiać. Jestem Pana pracownicą, ale nie pozwolę się obrażać i nie dam się zastraszać".

Nie pozwól odebrać sobie pewności siebie
Rozmowa z trudnym przeciwnikiem może pozbawić nas pewności siebie. W przypadku dyskusji z szefem jest o tyle trudniej, że to nasz przełożony, osoba, od której wiele zależy: nasza kariera, zarobki, satysfakcja życiowa itp. Pamiętaj jednak, aby nie stracić w trakcie rozmowy pewności siebie oraz dbać o to, aby osiągnąć to, co sobie zamierzyliśmy.

Jesteś profesjonalistą - pamiętaj o tym!
W wielu zakładach pracy bywa tak, że to pracownik jest specjalistą, a pracodawca jedynie jego zwierzchnikiem, który czasami wie o wiele mniej od niego na temat specyfiki jego pracy. Nie wywyższaj się z tego powodu, ale pamiętaj, że to Ty jesteś specjalistą od swoich obowiązków. Broń siebie, swoich pomysłów i swojej pracy, mówiąc np. "Rozumiem, że jest Pan odpowiedzialny za cały projekt, ale uważam, że moje propozycje są adekwatne do potrzeb klienta, zawierają wszystkie jego prośby i spełniają wymagania techniczne".

Wycofaj się, gdy emocje biorą górę
Jak wspomniano wcześniej: w trakcie rozmowy z szefem, zwłaszcza takim o trudnym charakterze, nie daj się ponieść emocjom, nie pozwól, by wzięły one górę i odebrały Ci pewność siebie. Poproś o chwilę przerwy, wyjdź na korytarz albo do toalety i uspokój się, aby za chwilę kontynuować rzeczową dyskusję z pracodawcą.

Nie wdawaj się w pyskówki i kłótnie - nie daj się sprowokować!
Trudny, surowy szef może dać ponieść się emocjom i tym samym prowokować Cię do agresji słownej. Nie pozwól na to i nie wdawaj się w agresywne dyskusje z szefem, powiedz: "Przepraszam, ale Pana słowa są dla mnie przykre, chciałabym, abyśmy kontynuowali rozmowę bez używania w moim kierunku takich sformułowań". Mów jasno z czym się nie zgadasz i dlaczego, nie pozwól, aby rozmowa sprawiała Ci przykrość.

Nie wstydź się prosić innych o pomoc czy wsparcie
Jeśli czujesz, że rozmowy z szefem, jak i sama jego obecność w Twoim miejscu pracy wpływa na Ciebie negatywnie, nie wstydź się prosić o pomoc i wsparcie czy to współpracowników czy osoby na równoległym szczeblu z Twoim przełożonym lub nawet jego zwierzchników. Twoje samopoczucie przekłada się na jakość Twojej pracy, jeśli więc szef i jego zachowanie sprawiają, że czujesz się źle, warto poszukać wsparcia. Bardzo możliwe, że negatywny wpływ Twojego szefa na Ciebie i Twoją pracę może być już nazywany mobbingiem, a on jest karalny! Dbaj o siebie w miejscu zatrudnienia, nie pozwól, by coś lub ktoś odbierali Ci satysfakcję z wykonywanej pracy.

Bez względu na to, czy Twój pracodawca jest osobą życzliwą, wymagającą, surową czy wręcz tyranem, musisz z nim rozmawiać i to na różne tematy. Powyższe porady na pewno pomogą Ci prowadzić udane dyskusje z szefem, powodzenia!