Zrobotyzowana automatyzacja procesów w firmie. Istotne kwestie, o których musisz wiedzieć

Automatyzacja procesów w firmieRobotyzacja to przyszłość biznesu. Robot, w odróżnieniu od człowieka, nie męczy się, nie bierze urlopu i nie popełnia błędów. Co więcej nie wpada również w rutynę, wykonując ciągle te same czynności. Postęp technologiczny sprawia, że dziś wirtualny robot może przejąć część obowiązków m.in. pracowników administracyjnych, księgowych, handlowców, czy nawet doradców finansowych lub ubezpieczeniowych. Niniejszy artykuł wyjaśnia czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów w firmie, wskazując jednocześnie zalety wynikające z jej wdrożenia.

Czym jest RPA?

RPA (z ang. Robotic Process Automation) to zrobotyzowana automatyzacja procesów, która jest możliwa dzięki zastosowaniu dedykowanego oprogramowania naśladującego w sposób ciągły i bezbłędny pracę człowieka. Zestaw algorytmów integruje aplikacje i wyręcza pracownika w wykonywaniu żmudnych i powtarzających się czynności, które nie wymagają myślenia. Robot loguje się do używanego dotychczas przez firmę systemu wykorzystując w tym celu interfejs użytkownika, po czym wykonuje wskazane czynności, czy pobiera i przetwarza potrzebne dane w taki sposób, jak robiłby to człowiek. RPA wykorzystuje dotychczasową infrastrukturę IT firmy, co oznacza, że nie tworzy się dedykowanych rozwiązań na jego potrzeby.

RPA a automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów biznesowych to programowanie rozwiązań opartych na interfejsach API oraz innych metodach integrowania ze sobą odrębnych systemów. Problemem może być jednak przestarzałe oprogramowanie używane w firmie, które może nie posiadać API, umożliwiającego integrację z zewnętrznymi systemami. Co więcej proces automatyzacji wymaga również udziału wykwalifikowanych programistów i wsparcia IT.

Podstawową różnicą miedzy robotyzacją, a automatyzacją procesów jest fakt, że RPA działając na interfejsie użytkownika ściśle naśladuje czynności wykonywane przez pracownika. Robot integruje zewnętrzne aplikacje i systemy funkcjonujące w firmie, nie wymagając przy tym tak dużego zaangażowania IT, jak standardowa automatyzacja, która jest oparta na API.

RPA może również zostać dostosowane do potrzeb konkretnego klienta i posiadać funkcjonalność umożliwiającą np. odczytywanie maili wraz z wyodrębnianiem z nich kluczowych informacji, czy odpowiadanie na korespondencję elektroniczną przy zachowaniu procedur bezpieczeństwa i ochrony danych.

Jak działa RPA?

Działanie RPA oparte zostało o 3 najważniejsze funkcjonalności, a mianowicie:

  • screen scraping, czyli zautomatyzowanej formie przeprowadzania transferu danych;
  • AI, czyli wykorzystaniu sztucznej inteligencji;
  • automatyzacji procesów.

Robot może uruchamiać się automatycznie i czasowo na określonych etapach procesów, zastępując pracownika podczas wykonywania konkretnych zadań wchodzących w ich skład. Możliwe jest również ręczne uruchamianie RPA lub korzystanie z rozwiązań hybrydowych.

Boty RPA, dzięki odpowiedniemu zaprogramowaniu, wykorzystują istniejące systemy w taki sam sposób jak robi to człowiek. Ich działanie może polegać na:

  • uruchamianiu i wykorzystywaniu dostępnych aplikacji przy użyciu interfejsu użytkownika (logowanie, kopiowanie, tworzenie folderów, pobieranie korespondencji itp.);
  • przeglądaniu, przetwarzaniu oraz uzupełnianiu baz danych, a także integracji z systemowymi interfejsami API.

Zalety RPA

Wdrożenie RPA w przedsiębiorstwie wiąże się z wieloma korzyściami, które wynikają z takiego rozwiązania. Najważniejsze z nich to m.in.:

  • prostota wdrożenia - konfiguracja RPA podlega tym samym regułom, co tworzenie makr i opiera się na rejestrowaniu naszych działań. Robot może automatycznie nauczyć się powierzonych mu zadań na podstawie obserwacji ich wykonywania przez pracownika;
  • brak potrzeby integracji - jak już wspomniano RPA nie wymaga integracji z systemami użytkowanymi w firmie, ponieważ korzysta z nich przy pomocy interfejsu użytkownika. Wykorzystuje do tego również skraping ekranu;
  • elastyczność - robot niczym wirtualny pracownik przejmuje na siebie pewien zakres obowiązków, do których zalicza się najbardziej powtarzalna i nielubiana praca umysłowa. RPA nie zastępuje zatem człowieka w wymagających intelektualnie zadaniach, ale odciążą go w prostych pracach, które są jednak czasochłonne.

W jakich obszarach warto zastosować RPA?

Zapotrzebowanie na robotyzację procesów biznesowych występuje zazwyczaj w tych działach firm, których praca skupia się na wykonywaniu procesów związanych z przetwarzaniem dużej ilości danych, tworzeniem i wysyłką dokumentów, czy sporządzaniem raportów. Do tych działań wykorzystywane jest specjalne oprogramowanie i aplikacje oraz systemy klasy ERP. Robot RPA skutecznie integruje te narzędzia, przejmując na siebie część zadań. Konkretne obszary przedsiębiorstw, w których sprawdzi się robotyzacja to m.in.:

  • księgowość;
  • kontroling;
  • kadry (HR);
  • działy sprzedaży;
  • działy prawne.

Wdrożenie RPA jest korzystne dla przedsiębiorstwa, ponieważ przyspiesza wykonywanie procesów oraz uwalnia czas pracowników. Robot nie popełnia błędów i pracuje szybciej niż człowiek.

Komentarze