Zarządzanie czasem pracy - techniki. Jak zarządzać nim efektywnie?

Efektywne zarządzanie czasem pracyEfektywne zarządzanie czasem jest jednym z kroków do odniesienia sukcesu. Poznaj sprawdzone techniki, które pozwolą Ci skutecznie zyskać więcej czasu i energii. Czy już wiesz, na co go przeznaczysz?

Jak efektywnie zarządzać czasem w pracy? - porady

Poniżej zawarte są techniki, jak skutecznie zarządzać, by zyskać więcej energii i czasu.

Szybko podejmuj decyzje
Szybkie podejmowanie decyzji jest efektem szybkości analizowania danych. Chodzi o zdolność podejmowania prawidłowych decyzji w krótkim czasie. Każda decyzja musi być godna z Twoją wiedzą i doświadczeniem. Przed jej podjęciem wykonaj bilans zysków i ewentualnych strat. Określ warunki, które muszą zostać spełnione. Im częściej będziesz to robił, tym prędzej utrwalisz nawyk związany z podejmowaniem decyzji. Oszczędzisz w przeliczeniu mnóstwo godzin na zastanawianiu się oraz odkładaniu ostatecznej decyzji. Jeśli okaże się, że niewłaściwie zdecydowałeś/zdecydowałaś, wyciągnij wnioski, aby uniknąć błędów w przyszłości. Ćwicz i jeszcze raz ćwicz.

Dbaj o porządek
Ile razy szukałeś/szukałaś dokumentu, plików na komputerze, a może innych rzeczy? W ten sposób człowiek się denerwuje, czuje presje, a co najgorsze traci cenny czas, którego nikt mu nie zwróci. Żeby uniknąć takich sytuacji, zadbaj o porządek. Istnieje powiedzenie: "porządek na biurku, to porządek w głowie". Oczywiście zasada sprawdza się w każdym aspekcie życia. Jeśli chcesz prawidłowo zarządzać czasem, uporządkuj rzeczy na biurku, w szafkach, dokumenty, pliki w komputerze i telefonie. Odkładaj rzeczy na właściwe miejsce, aby cały czas zachować czystość. Mózg lubi porządek, bo dzięki temu osiąga maksymalną wydajność. Zasadę stosuj również w życiu prywatnym. Lepiej dbać o czystość przez cały okres niż robić generalne porządki raz w tygodniu lub rzadziej. Oczywiście szczegółowe sprzątanie również jest potrzebne, ale codziennie Twoje miejsce pracy powinno być czyste. To powoli skupić się na bardziej potrzebnych rzeczach.

Ogranicz rozmowy przez telefon
Wiele osób traci czas na rozmowy przez telefon o sprawach, które są nieważne. Z tego powodu zastosuj metodę, dzięki której wiele zyskasz - zanim zaczniesz prowadzić rozmowę z klientem lub członkiem zespołu, najpierw ustal cel. To pozwoli Ci utrzymać odpowiedni kierunek rozmowy i uniknąć poruszania nieistotnych tematów.

Pamiętaj o złodziejach Twojego czasu
Co to jest? To czynniki, które nas rozpraszają, obniżają wydajność naszej pracy i są sprzeczne z celami. To rozpraszacze, które powodują dekoncentrację, czyli wpływają negatywnie na naszą wydajność. Należą do nich: portale społecznościowe, sms-y i rozmowy przez telefon, przeglądanie gazet, odczytywanie wiadomości z komunikatorów, muzyka w tle itd. Rzeczy tutaj przytoczone są dobre, ale pod warunkiem, że korzystasz z nich, gdy jesteś wolny/wolna. Przede wszystkim kieruj się zasadą, że w życiu jest miejsce na pracę i na odpoczynek. W celach relaksu możesz pisać na czacie ze znajomymi, wysyłać wiadomości, przeglądać social media oraz portale. Natomiast w pracy, unikaj czynności, które Cię rozpraszają. Wyłącz komunikatory, wycisz telefon jeśli to możliwe, zamknij skrzynkę mailową oraz strony internetowe, z których nie korzystasz. Wyznacz konkretne pory na odczytywanie wiadomości, np. 2-3 razy dziennie. To pozwoli Ci uniknąć dekoncentracji. Koncentracja na wykonywanym zadaniu to podstawa, o czym możesz się dowiedzieć z poradnika z technikami wzmacniania koncentracji. Jeżeli ktoś lub coś odrywa Cię od pracy, to Twoja koncentracja ulega rozproszeniu. Zanim ponownie skupisz się na zdaniu, to musi upłynąć nawet kilka minut. Z tego powodu w pracy wyeliminuj wszystkie rozpraszacze, poproś inne osoby, aby Ci nie przeszkadzały i skoncentruj się na swoich obowiązkach. Warto tutaj wspomnieć, że nie należy mylić przypadkowego oderwania od pracy z zaplanowanymi przerwami, które są potrzebne.

Unikaj wielozadaniowości
Istnieje podział na dobrą i złą wielozadaniowość. Ta zła niszczy produktywność i prowadzi do opóźnień w realizacji zadania. Wielozadaniowość jest dobra, jeśli jedno zadanie nie przeszkadza w realizacji drugiego. Wykonywanie kilku czynności jednocześnie może być Twoim atutem, ale nie mogą one Cię dekoncentrować i obniżać produktywności. Kiedy wielozadaniowość jest zła? Załóżmy, że pracujesz nad analizą, która wymaga maksymalnego skupienia, odbierasz telefony od klientów oraz sprawdzasz skrzynkę email. Wykonywanie wielu czynności osłabia Twoją koncentrację i powoduje, że praca staje się mało wydajna. Oczywiście niekiedy sytuacja wymaga wielozadaniowości, ale staraj się jej unikać. Z czego wynika zła wielozadaniowość? Najczęściej jej powodem są opóźnienia w realizacji kilku zadań. To powoduje, że ludzie chcą szybko nadrobić zaległości i zaczynają realizować kilka zadań jednocześnie. W konsekwencji praca jest nieproduktywna, a ostateczne osiągnięcia rezultatu drastycznie wydłuża się. Co możesz zrobić, jeśli zaczniesz realizować kilka zadań i poczujesz, że utknąłeś/utknęłaś w miejscu? Przede wszystkim pogrupuj te zadania i nadaj im priorytety. Skup się na jednym i najważniejszym zadaniu, a resztę wykonaj potem. Dopiero, gdy je ukończysz, zacznij realizować kolejne, zgodnie ze stopniem ważności. Każdy chciałby jednocześnie wykonywać wiele rzeczy, ale ludzki mózg ma ograniczoną zdolność koncentracji, dlatego unikaj czynności, które ze sobą kolidują i obniżają Twoją produktywność.

Ustaw przypominacze
Czy pamiętasz, gdy ostatnio zapomniałeś/zapomniałaś o załatwieniu ważnej sprawy? Duża ilość obowiązków sprawia, że nasz mózg nie jest w stanie zapamiętać wszystkich zadań, które mamy do wykonania. W takim wypadku niezbędna jest wspomniana wcześniej lista zadań. Natomiast kolejną metodą, która zapobiega zapominaniu są tzw. przypominacze. Czym są? Mogą nimi być alerty w telefonie, na ekranie komputera lub urządzeniach mobilnych, które przypominają o zadaniu do wykonania w określonym terminie i o określonej godzinie. Innym sposobem są karteczki, które możesz powiesić w zasięgu wzroku lub położyć w miejscu, w którym łatwo znajdziesz. Na przykład: w teczce, na szafce, na blacie biurka itd.

Zaczynaj pracę o ustalonej godzinie
Im dłużej będziesz zwlekać z rozpoczęciem realizacji planu dnia, tym będzie trudniej. Opóźnienie wywołuje też presje i obniża poziom koncentracji. Z kolei pospiech może doprowadzić do błędów. Chorobą XXI wieku stała się prokrastynacja, czyli nałogowe odkładanie rzeczy na potem. W końcu pojawia się moment, w którym ilość zadań do wykonania zaczyna przerastać. Z tego powodu codziennie zaczynaj pracę nad zadaniami o określonej godzinie. Warto wspomnieć, że nie chodzi tutaj o to, o której zjawiasz się na stanowisku pracy, lecz gdy rzeczywiście zaczynasz realizować plan. Jeśli przygotujesz porządną listę zadań, praca stanie się łatwiejsza i uzyskasz wyższą efektywność.

Co możesz zrobić, jeśli masz skłonność do odkładania zadań?

  1. Przygotuj listę zadań i nadaj im priorytety. Dzień zaczynaj od najważniejszego zadania, którego realizacja pochłonie więcej czasu niż przewidujesz;
  2. Zaplanuj i rób regularne przerwy, aby regenerować się w trakcie pracy i zwiększyć efektywność;
  3. Wyznacz tyle zadań do zrealizowania w danym dniu, ile naprawdę jesteś w stanie zrealizować. Lepiej wyznaczyć 4 zadania i zrealizować je w pełni niż wyznaczyć 7 i zrealizować tylko 5;
  4. Podziel duże zadania na etapy, bo to pozwoli Ci lepiej skoncentrować się;
  5. Wypij ulubiony napój, który dodaje Ci energii i poprawia nastrój, np. kawa lub herbata;
  6. Po zakończonej pracy nagradzaj siebie za efekty.

Oczywiście to tylko jedne z wielu metod, które ułatwią Ci rozpoczęcie pracy o jednakowej godzinie. Prokrastynacja to złożony temat, dlatego wymaga stosowania różnych technik, które nie są głównym tematem tego artykułu.

Unikaj perfekcjonizmu
Czym jest to zjawisko? To obsesyjne dążenie do uzyskania idealnych rezultatów. Większość osób chce perfekcyjnie wykonywać zadania i uzyskać idealny efekt. Natomiast w praktyce ideały nie istnieją. Nadmierne oczekiwania wobec siebie, często prowadzą do frustracji, a nawet stanów depresyjnych. Nie oznacza to, że powinieneś/powinnaś wykonywać zadania niedokładnie - wręcz przeciwnie, realizuj je najlepiej jak potrafisz. Jednak nie wkładaj nadmiernego wysiłku w nieistotne szczegóły, lecz skup się na elementach najważniejszych. Nieustanne dopracowywanie szczegółów projektu, powoduje generowanie niepotrzebnych opóźnień. Załóżmy, że piszesz ofertę sprzedażową. Obsesyjnie pracujesz nad stylem, znakami interpunkcyjnymi itd. W praktyce jednak okazuje się, że oferta Twojego kolegi generuje wyższą sprzedaż mimo tego, że brakuje w niej przecinków, a zdania nie wyglądają zbyt stylistycznie. Z jakiego powodu? Odpowiedź jest prosta: nie wszystkie szczegóły muszą być dopracowane, aby osiągnąć efekt. Z tego powodu przed przystąpieniem do realizacji zadania, określ ważność każdego elementu. Dopracuj te, które znacząco wpływają na efekt końcowy i poświęć mniej energii na elementy, które mają znikome znaczenie. Pamiętaj, że perfekcjonizm jest tylko wyobrażeniem, które sami kreujemy. Jeśli chcesz zacząć efektywnie zarządzać czasem pamiętaj o granicy tolerancji, w której musi mieścić się końcowy rezultat Twojej pracy.

Naucz się odmawiać
Chyba większość osób odczuwa potrzebę pomagania innym. Jednak nadmierne udzielanie pomocy, może Cię dekoncentrować. Jeśli zbyt często zajmujesz się spełnianiem próśb kolegów lub koleżanek z pracy, zacznij trenować asertywność. Pomagaj innym, ale rób to w racjonalny sposób, który nie będzie kolidował z Twoimi obowiązkami. Wiele osób zaniedbuje swoje zadania, ponieważ pomaga innym. To sprawia, że muszą zostawać po godzinach lub borykają się z opóźnieniami w pracy. Najpierw Twoje sprawy, a potem inni. Jeśli do tej pory byłeś/byłaś na zawołanie innych, to na początku odmawianie może być trudne, ale w momencie, gdy zaczniesz ćwiczyć, to szybko utrwalisz ten nawyk. Jak możesz odmówić w praktyce? Załóżmy, że pracujesz nad nowym projektem, ale ciągle koleżanka prosi Cię o pomoc. W takim przypadku odpowiedz jej, że teraz nie możesz je pomóc, bo zajmujesz się swoimi obowiązkami. Natomiast możesz jej pomóc, gdy ukończysz swoje zadanie.

Podziel duże cele
Ogromne cele lub zadania mogą stwarzać opory oraz utrudniać koncentrację w trakcie ich realizacji. Można jednak uniknąć takiej sytuacji przez zastosowanie 2 sposobów:

  1. podzielenie zadania na etapy;
  2. określenie terminu końcowego realizacji każdego etapu.

Dzięki dzieleniu pracy na etapy staje się ona efektywna i przyjemniejsza. Łatwiej można się skupić na mniejszym zadaniu niż na ogromnym, które wymaga dużo wysiłku. W jaki sposób możesz zastosować metodę w praktyce? Załóżmy, że Twoim celem jest napisanie książki. W takim przypadku możesz podzielić ten cel następująco:

  1. przygotowanie planu treści książki: podrozdziały, rozdziały i notatki;
  2. przypisanie terminu ukończenia każdego etapu treści;
  3. spisanie źródeł wiedzy, z których uzyskasz potrzebne informacje;
  4. zbieranie informacji potrzebnych do napisania podrozdziału, rozdziału itd.;
  5. tworzenie treści;
  6. korekta tekstu;
  7. prace końcowe: wstawianie grafiki, rozmieszczenie treści itd.

Łatwiej możesz skoncentrować się na pisaniu każdego podrozdziału i rozdziału niż całej książki. Taką strategię stosuj podczas realizacji każdego dużego zadania. Dzięki temu osiągniesz wyższą efektywność.

Monitoruj czas
Monitorowanie czasu, który przeznaczasz na poszczególne czynności, pozwoli Ci poprawnie określić końcowy termin realizacji każdego zadania na liście. To ważny krok, który powinieneś/powinnaś wykonać, aby efektywnie zarządzać swoimi obowiązkami. Do takich czynności należą: rozmowy z klientami, odpisywanie na pytania, zbieranie informacji itd. Sprawdź też, jak długo skupiasz się na zbędnych czynnościach, np. na przeglądania Internetu bez jasno określonego celu. Jeżeli chcesz efektywnie zarządzać czasem, monitoruj wszystkie czynności związane z danym zadaniem. To sprawi, że zyskasz doświadczenie i w przyszłości łatwiej zaplanujesz realizację każdego etapu. Błędem, który popełnia wiele osób jest przewartościowanie swoich sił i ustalenie zbyt bliskiego terminu końca realizacji zadania, a w efekcie ostatecznego rezultatu, np. projektu. Pamiętaj, że w pracy mogą pojawić się dodatkowe pomysły z nowo zdobytej wiedzy. Z tego względu warto uwzględnić przysłowiowe kilka minut na takie sytuacje. Mimo, że okres realizacji zadania może się wydłużyć przez niezależne czynniki, podejście do problemu z innej strony może pozwolić Ci na jego produktywniejsze zakończenie.

Zasada Pareto
Mówi ona o tym, że tylko 20% Twoich działań odpowiada za 80% efektów, które osiągasz. Taką zależność zauważył włoski ekonomista Vilfredo Pareto. Na podstawie prowadzonych badań i obserwacji stwierdził, że 80% problemów jest generowanych przez 20% przyczyn. Takie zależności występują w każdym aspekcie życia. Z tego względu możesz zastosować zasadę Pareto na 2 sposoby, aby efektywnie zarządzać czasem i osiągnąć najlepsze rezultaty.

  • Jeśli chcesz zwiększyć produktywność, odpowiedz sobie na pytania:
    1. które 20% Twoich działań generuje najwięcej efektów, pozwalających zrealizować cel?
    2. które 20% działań wpływa na najszybsze uzyskanie efektu?
  • Jeżeli chcesz wyeliminować działania, przez które marnujesz czas, odpowiedz na następujące pytania:
    1. Które 20% Twoich działań generuje najwięcej przeszkód w realizacji celu?
    2. Które 20% czynności możesz usunąć, aby prędzej ukończyć zadanie?

Pamiętaj jednak, że 20/80 to przybliżone wartości, które w Twojej analizie działań mogą się nieznacznie różnić, dlatego traktuj je jako ogólny wyznacznik, a nie jako coś szczegółowego.

Strategia 20/3
Strategię tą możesz stosować, jeśli chcesz osiągnąć wysoką efektywność pracy. Zastosowanie wymaga maksymalnej koncentracji, którą powinieneś/powinnaś ćwiczyć - najlepiej codziennie. Jeśli chcesz w maksymalnym stopniu zaangażować mózg do pracy, to przez 20 minut pracuj nad danym zdaniem. Wyłącz zbędne rozpraszacze oraz poproś inne osoby, aby Ci nie przeszkadzały. Po 20 minutach, zrób 3 minuty przerwy - odejdź od miejsca pracy i spaceruj. Następnie przez 20 minut pracuj nad zadaniem i potem zrób 3 minuty przerwy. Cykl powtórz 3 razy i zrób 15 minutową przerwę.

Metoda 60/40
To świetna strategia zarządzania dla osób, które czują się niepewnie w realizacji danego zadania lub projektu. Czynnikami, które mogą być pochłaniaczami podczas realizacji zadania są nieprzewidziane zdarzenia, np. awaria sprzętu, choroba itd. Z tego względu powinieneś/powinnaś określić zapas na takie zdarzenia - zaplanuj tylko 60% czasu związanego z wykonywaniem zadania. Natomiast pozostałe 40% to zapas przeznaczony na zdarzenia losowe.

Komentarze