Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w firmieSprawny przepływ informacji, w tym obieg dokumentów biurowych, ma duży wpływ na wydajność firmy, dlatego warto zadbać o jego optymalizację.

Obecnie wiele polskich przedsiębiorstw wciąż opiera swoją działalność - przynajmniej częściowo - na tradycyjnym obiegu dokumentów. Nie jest to jednak najlepsze rozwiązanie.

Na czym polega tradycyjny obieg dokumentacji w firmie?

Każda firma przetwarza niezliczoną ilość dokumentów: faktur, umów, sprawozdań, wniosków, pism urzędowych itp. Zarządzanie nimi wymaga zaangażowania wielu pracowników różnych działów, co oznacza, że dokumenty te przechodzą z rąk do rąk. Przykładowo faktura, zanim trafi do księgi rachunkowej, musi przejść kolejno przez ręce sekretarki, kierownika, dyrektora i księgowego - zajmuje to oczywiście mnóstwo czasu i niesie za sobą ryzyko zgubienia jej po drodze. Tak wygląda tradycyjny obieg dokumentacji w firmie. Na szczęście istnieje sposób na usprawnienie tego procesu.

Jak usprawnić obieg dokumentów biurowych?

Doskonałą alternatywą dla tradycyjnego przepływu informacji jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Opiera się on na systemie informatycznym umożliwiającym bezpieczne przechowywanie i udostępnianie wszelkiego rodzaju dokumentacji w formie cyfrowej. Pracownicy zaangażowani w jej przetwarzanie mają do niej dostęp z dowolnego miejsca, również z domu, jeśli pracują zdalnie, dzięki czemu mogą ją rejestrować, klasyfikować, zatwierdzać i archiwizować szybko, łatwo i bez ryzyka utraty ważnych druków – a to bez wątpienia duża oszczędność czasu i nerwów. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie ma też tę zaletę, że ogranicza koszty związane z przechowywaniem papierowej dokumentacji i pozwala na większą nad nią kontrolę. Z pomocą przy elektronicznym obiegu dokumentów przychodzi nam system oferowany przez Ready-os.com.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie wymaga zakupu i konfiguracji odpowiedniej platformy, która będzie pełnić rolę cyfrowej biblioteki z plikami. Taka platforma jest dość prosta w użytkowaniu, ale na pierwszy rzut oka może wydawać się niezbyt intuicyjna, dlatego warto przeprowadzić wśród pracowników szkolenie z jej obsługi. Wdrożenie elektronicznego systemu przepływu informacji jest nieco czasochłonne, ale warto się na nie zdecydować - w końcu sprawniejszy obieg dokumentów biurowych to sprawniejsze działanie firmy.

Komentarze