Jak wygląda obieg dokumentów handlowych w firmie?

Firma handlowa przetwarza setki dokumentów, głównie faktur - to na nich opiera się jej działalność.

Przepływ tak newralgicznych informacji jak dane finansowe i dane osobowe klientów, szczególnie w dużym przedsiębiorstwie, może generować mnóstwo problemów, jeśli nie jest właściwie zorganizowany. Dlatego każda firma handlowa powinna zadbać o sprawny, szybki, wygodny, a przede wszystkim bezpieczny obieg swoich dokumentów. Jak to zrobić? Wdrażając nowoczesne rozwiązania!

Na czym polega tradycyjny obieg dokumentów handlowych?

W niektórych firmach wciąż funkcjonuje tradycyjny, czyli papierowy obieg dokumentów handlowych, polegający na przekazywaniu ich sobie z rąk do rąk. To oznacza, że faktura przeznaczona do zaksięgowania krąży po firmie i przechodzi przez ręce wielu pracowników różnego szczebla, zanim ostatecznie wyląduje w księdze rachunkowej – tym samym łatwo o jej zgubienie, w dodatku cała procedura zabiera mnóstwo cennego czasu. Z tego też względu nowoczesne firmy rezygnują z takich praktyk na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów handlowych.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów handlowych?

Nowoczesne firmy stawiają na digitalizację i współdzielenie danych, w związku z czym obieg dokumentów handlowych w ich strukturach odbywa się drogą elektroniczną, za pośrednictwem specjalnego systemu informatycznego umożliwiającego klasyfikowanie, weryfikowanie, zatwierdzanie i archiwizowanie dokumentacji online. Dostęp do takiego systemu mają wszyscy uprawnieni pracownicy, zarówno z biura, jak i z domu – wystarczy, że się zalogują do swojego konta, by uzyskać wgląd w konkretną dokumentację. Dzięki temu faktury przetwarzane w ten sposób są szybko księgowane, nie ma też ryzyka, że się zgubią. Więcej o elektronicznym obiegu dokumentów handlowych można dowiedzieć się na stronie Edokumenty.eu.

Jak wdraża się elektroniczny obieg dokumentów?

Aby wdrożyć w firmie elektroniczny obieg dokumentów handlowych, trzeba zakupić i skonfigurować wspomniany wcześniej system informatyczny. Nie jest to droga inwestycja, za to może wydawać się nieco skomplikowana dla osób niezaznajomionych z tak nowoczesnymi technologiami. Na szczęście konfiguracją systemu zajmują się oddelegowani do tego zadania specjaliści, nie trzeba więc robić tego samodzielnie. Rzeczeni specjaliści mogą też, jeśli klient sobie tego życzy, przeprowadzić wśród pracowników krótkie szkolenie z obsługi platformy, by ułatwić im przejście na nowy model pracy.