Informacja jest powszechna w naszym życiu stykamy się z nią codziennie przeglądając wiadomości lub czytając gazetę. Jednak wbrew pozorom podanie ogólnej definicji czym jest informacja nie jest takie proste, a samych definicji wyjaśniających pojęcie informacja jest wiele.
Definicja informacji
Najogólniej mówiąc i łącząc kilka definicji informacje są to dane w różnej postaci (liczb, dźwięku, tekstu itp.), które zwiększają naszą wiedzę na dany temat np. w sprzedaży będzie to zwiększenie wiedzy o danym produkcie, w wydarzeniach sportowych widząc wynik zdobywamy informacje kto wygrał itp. Informacja jest zwykle produktem pracy biurowej.
Etapy obiegu informacji
Etapów obiegu informacji jest 8 i są one następujące:
- zbieranie informacji;
- rejestracja;
- selekcja;
- utrwalanie;
- klasyfikowanie;
- przetwarzanie;
- przekazywanie;
- przechowywanie.
1. Zbieranie informacji
Jest to po prostu zbieranie celowych informacji może prosto brzmi jednak nie jest to prosty proces.
2. Rejestrowanie informacji
Systemy rejestracji są następujące: dziennikowy i bezdziennikowy.
Dziennikowy system rejestracji
Polega na rejestracji każdego pisma w dzienniku korespondencyjnym, zawiera następujące kolumny np. data, data wpływu, krótka treść, nazwa jednostki, do której pismo zostało doręczone, nazwisko referenta. System ten obowiązuje przy korespondencji tajnej i poufnej. Można go także podzielić na jednodziennikowy i dwudziennikowy.
Bezdziennikowy system rejestracji
Zrywa z zasadą rejestrowania pojedynczych pism, a ogranicza rejestrowanie do poszczególnych spraw. Zatem odpowiedzialność za załatwienie sprawy ciąży na referencie. Wymaga to dokładnego ustalenia zadań i wysokiego poziomu przygotowania pracowników.
3. Selekcja informacji
Selekcja, czyli inaczej wybór z informacji szczegółowych potrzebnych na najmniejszych szczeblach informacji syntetycznych docierających do kierownictwa danej instytucji. Najprościej mówiąc selekcja jest to wybór informacji potrzebnych i wyeliminowanie nieprzydatnych lub chwilowe odstawienie mniej przydatnych.
4. Utrwalanie informacji
Kolejny etap to utrwalanie. Odbywa się poprzez zapis ręczny lub maszynowy. Uwielokrotnienie obecnie odbywa się techniką kserograficzną, czyli odbywa się dość szybko. Kiedyś odbywało się za pomocą kalkowania, powielania i zajmowało wiele czasu.
5. Klasyfikowanie informacji
Piąty etap to klasyfikowanie. Jest to jednolity rzeczowy akt lub akty powstające w czasie działalności danej instytucji. Oparty jest na systemie dziesiętnym. Wszystkie zagadnienia podzielone są na grupy. Każdą grupę zasadniczą dzieli się dodatkowo na grupy cząstkowe, dlatego jest to wykaz bardzo elastyczny.
6. Przetwarzanie informacji
Początkowo przetwarzanie danych, gdy jeszcze technologia nie była rozwinięta odbywało się ręcznie. Potem w wyniku rozwoju technologii do przetwarzania zastosowano maszyny małej oraz średniej mechanizacji. Natomiast w czasach współczesnych używa się komputerów, dzięki czemu czas przetwarzania informacji znacznie się skrócił.
7. Przekazywanie informacji
Przekazywanie informacji może odbywać się poprzez:
- łączność organizacyjną, która polega na organizowaniu odpraw, posiedzeń, zebrań;
- łączność telefoniczną odbywa się poprzez telefony, telefaksy i Internet;
- łączność korespondencyjną.
8. Przechowywanie informacji
Ósmym i ostatnim elementem obiegu informacji jest przechowywanie. Etap ten nie dotyczy już bezpośrednio samej informacji, ale sposobu jej przechowywania. Do tego etapu zalicza się:
- przechowywanie akt/informacji bieżących. Są to te akta, które otrzymuje referent do załatwienia lub oczekujące na załatwienie. Przechowuje się je u referenta.
- przechowywanie akt dawnych. Tutaj z kolei można wyróżnić akta następujących kategorii:
- akta kategorii "A" są to akta o trwałej wartości historycznej, które nigdy nie ulegają zniszczeniu innymi słowy są wieczne. Na początku przechowuje się je w instytucji, a po pewnym czasie przekazuje do właściwego archiwum państwowego. Jeśli chodzi o przedsiębiorstwa, dokumenty kategorii "A" stanowią najmniejszą część wszystkich dokumentów. Do takich dokumentów zalicza się między innymi sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw czy akt własności nieruchomości.
- akta kategorii "B" są to materiały niearchiwalne o znaczeniu bardziej praktycznym, które po przechowywaniu przekazuje się na makulaturę, czyli w przeciwieństwie do aktów kategorii "A" nie są wieczne. Akty tej kategorii obejmują 3 grupy:
- Bc - ta kategoria obejmuje dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu i po wykorzystaniu tych dokumentów zazwyczaj po roku przekazywane są na makulaturę.
- Bn - "n" oznacza cyfrę lub liczbę arabską, która wyznacza okres przechowywania akt. Do tej kategorii dokumentów należą np. dowody księgowe (B5), akta osobowe (B50), deklaracje podatkowe itp.
- BEn - obejmuje dokumenty, które w określonym czasie zostają zweryfikowane przez eksperta archiwum państwowego. Na podstawie tej ekspertyzy dokonuje się ostatecznej kwalifikacji akt. Do tej kategorii zalicza się dokumenty, które wymagają ponownego sprawdzenia i zakwalifikowania do właściwej kategorii. Dzięki takiemu podziałowi można utrzymać porządek w dokumentach i usunąć dokumenty już nieprzydatne.
Etapy obiegu informacji umożliwiają w sposób zorganizowany przekazać informację do docelowej grupy ludzi lub indywidualnemu człowiekowi. Dlatego są bardzo ważnym, ale często niedocenianym procesem.
Komentarze